FAQ

Wie bereite ich die Daten richtig auf?

Ihre Zuarbeit hat einen entscheidenden Einfluss auf die Schnelligkeit unserer Arbeit.

• Pro Mitarbeitenden gibt es einen Ordner in der eLohnakte. Die übermittelten Dokumente müssen ausführlich beschriftet werden. Gehen Sie dabei bitte nach diesem Schema vor:
  
  NameDokument_NachnameMitarbeitende_VornameMitarbeitende
  
  Wenn Sie also einen Mitarbeiter haben, der Klaus Schmidt heißt, würde die Krankenkassenmitgliedsbescheinigung von Herrn Schmidt mit diesem Namen an uns übermittelt werden:
  
  Krankenkassenmitgliedsbescheinigung_Schmidt_Klaus
  
  Bei den Arbeitsverträgen und dem Personalfragebogen fügen Sie bitte noch das Eintrittsdatum dazu (mit Unterstrichen getrennt, erst Tag, dann Monat, dann das Jahr (vierstellig). Wenn Klaus Schmidt am 10.12.2021 eingetreten ist, würde das dementsprechend so aussehen:
  
  Arbeitsvertrag_Schmidt_Klaus_10_12_2021

• Die Daten dürfen nicht in einem Sammel-pdf. übermittelt werden. Statt dessen müssen sie in getrennten Dokumenten übergeben werden, damit sie in der Personalakte übersichtlich archiviert und schnell wiedergefunden werden können. Dazu gehören z.B. folgende Dokumente:
  
  – Personalfragebogen
  – Arbeitsvertrag
  – Checkliste
  – Befreiungsanträge

• Die Daten müssen in gängigen Formaten verschickt werden, die wir weiterverwenden können (ausschließlich .pdf oder xlsx). Fotos sind nicht geeignet! Denken Sie immer an die Unterschriften!
• Betriebsruhe (z.B. Jahreswechsel): Melden Sie uns Ihre geplanten Schließzeiten bitte rechtzeitig, damit wir alle Fragen termingerecht klären können.
• Vertretungsinformationen: Denken Sie rechtzeitig an Urlaube Ihrer Personalabteilung und beauftragen Sie Ihre Vertretungen oder liefern Sie die Daten entsprechend früher.

Welche Kosten fallen an, wenn ich die Daten nicht richtig aufbereite?

Aller Anfang ist schwer. Gerade zu Beginn der Zusammenarbeit gibt es viele Fragen – und manchmal reicht die Zeit einfach nicht. Die ersten drei Monate unserer Zusammenarbeit werden wir uns finden und bei Fragen schnell miteinander telefonieren, um die Dokumente richtig zu bezeichnen.

Wenn Sie danach merken, dass Ihre Zeit nicht reicht, übernehmen wir die korrekte Beschriftung aller Daten. Hierfür berechnen wir monatlich einen Pauschale von 20 Euro für die Einrichtung eines jeden neuen Arbeitnehmenden (bei Neueintritt) und 2,50 Euro für alle laufenden Arbeitnehmende (bestehendes Personal).

Können die regulären Übertragungstermine auch vorgezogen werden?

• Ja! Wenn bei Ihnen (Betriebs)urlaube anstehen, informieren Sie uns bitte mindestens drei Wochen vorher. Bitte bedenken Sie, dass unser Büro zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen ist. Sie erhalten von uns jedes Jahr rechtzeitig Informationen über die einzuhaltenden Termine.
• Expressarbeiten übernehmen wir für pauschal 5 Euro Aufschlag pro Mitarbeitenden.

Elektronische Krankmeldung

Seit dem 01.01.2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
Fragen zum Verfahren verweisen wir auf unser Informationsschreiben vom 03.02.2023.

Gesetzlich versicherten Arbeitnehmenden obliegt seit Einführung der eAU die Anzeigepflicht, d.h. er/sie muss den Arbeitgebenden über eine bestehende Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer in Kenntnis setzen. Die Nachweis- bzw. Vorlagepflicht (=das Einreichen der AU-Bescheinigung) entfällt hierbei, da diese automatisch von der Arztpraxis an die Krankenkasse gemeldet wird.

Bis wann benötigen wir die Daten für den Abruf?

Die Rückmeldung seitens der Krankenkassen nimmt einige Tage in Anspruch und erfolgt nicht sofort nach Abruf. Bitte übermitteln Sie uns die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden daher spätestens 7 Werktage vor der Abrechnung, bzw. idealerweise schon, sobald Sie darüber Kenntnis erlangen. Dies gilt auch für Kulanztage. Hier finden Sie das Formular „Abruf der eAU“.

Nutzen Sie für die Übermittlung bitte ausschließlich folgende eMail-Adresse:

eau@zweiq.de oder die edcloud.

Warum ist die Bescheinigung der AU wichtig?

Ohne vorliegende Bescheinigung kann bei den Krankenkassen kein Antrag auf Lohnfortzahlung gestellt werden, daher ist ein Abruf (durch Sie oder durch uns) notwendig.
Eine Ausnahme gibt es für alle U1-pflichtigen Unternehmen: Bei einer Krankheitsdauer von max. 3 Tagen kann hier ein Erstattungsantrag auch ohne AU-Bescheinigung gestellt werden (§ 3 und §5 EntgFG i. V. m. § 2 Abs. 2 AAG).

Nutzen Sie zur Übermittlung der Daten bitte das Formular „Erstattungsantrag Lohnfortzahlung ohne AU“.

Wie ändere ich Arbeitsverträge / Betriebsvereinbarungen?

Möchten Sie Arbeitsverträge / Betriebsvereinbarungen etc. hinsichtlich der Vorlagepflicht (entsprechend der gesetzlichen Vorgaben nach § 5 EntgFG) anpassen bzw. präzisieren, lassen Sie sich bitte von hierfür geprüften Sachverständigen, z.B. Ihrem Rechtsanwalt, beraten.

Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Suche eines entsprechenden Beraters und vermitteln Ihnen passende Kontakte.

Es fehlen elektronische Krankmeldungen, was tun?

Ab und zu kommt es vor, dass uns eine elektronische Krankmeldung nicht übermittelt wird. Hierfür kann es unterschiedliche Gründe geben:

• Die Übertragung ist (aus technischen Gründen) nicht erfolgt. In diesem Fall muss sich der Mitarbeitende nochmals an seinen behandelnden Arzt wenden.
• Die Krankheit fand innerhalb der Kulanztage statt, sodass es keine Krankschreibung gab.
• Der Mitarbeitenden sind unter Umständen privat versichert, im Krankenhaus behandelt worden oder nehmen die „Kindkrank-Tage“ in Anspruch.

Wie erfasse ich Krankheiten innerhalb der Kulanztage?

Je nach Vertrag können Mitarbeitende ein bis drei Tage ohne Krankmeldung Zuhause bleiben. Daher wird kein EAU-Abruf erfolgen. Diese Zeiten sollten Sie als Arbeitgeber jedoch an uns melden, damit Sie Ihre Kosten von der Krankenkasse erstattet bekommen und die Krankheitstage-Statistik aktuell gehalten wird. Folgen Sie hierfür diesem Link: (FORMULAR „Antrag auf Erstattung der Lohnfortzahlung ohne ärztliche AU“).

Sind Arbeitgebende verpflichtet, die elektronische Krankmeldung abzurufen?

Wenn die Lohnfortzahlung bei der Krankenkasse beantragt wird, muss die elektronische Krankmeldung auch abgerufen werden.