Seit über 10 Jahren betreibt Claudia Fromelius-Brendler ein Büro zur Personaldienstleistung sowie Lohnabrechnung. Mehr als 150 Mandanten gehören zu ihrem Kundenstamm, den sie gemeinsam mit ihrem sechsköpfigen Team betreut. Doch was auf den ersten Blick nach einem klassischen Abrechnungsunternehmen aussieht, entpuppt sich beim zweiten Blick als ausgesprochen innovativer Dienstleister. Der Grund: Sowohl innerhalb des eigenen Unternehmens wie auch in der Zusammenarbeit mit den Mandanten werden alle Möglichkeiten der Digitalisierung voll ausgeschöpft. In der Konstellation, dass das Unternehmen selbst in Dresden beheimatet ist, die Mandanten aber nicht nur aus dieser Region kommen und zudem die Inhaberin von zweiQ seit Jahren von Singapur aus arbeitet, sind die cloudbasierten Lösungen von eurodata eine optimale Arbeitsbasis. „Wir haben schon 2008, also kurz nach der Unternehmensgründung damit begonnen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit edlohn durchzuführen“, erinnert sich die Geschäftsführerin. „2014 haben wir auch die eLohnakte eingeführt. Dann kamen edtime und edpep als webbasierte Lösungen für die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung dazu, 2017 die Kommunikations- und Auswertungsplattform edcloud und seit Mai 2018 nutzen wir den eMitarbeiter. Damit haben wir ein durchgängiges Konzept, das sowohl unsere Mandanten, deren Mitarbeiter wie auch uns selbst weitgehend unabhängig macht von Zeit und Raum. Egal wo und wann, wir arbeiten mit den gleichen Informationen und das auf DSGVO-sicherem Weg.“

Vorausgegangen ist diesen hochmodernen, digitalgesteuerten Workflows eine Situation, in der zwar schon viele Möglichkeiten der Softwarelösungen genutzt wurden, aber dennoch das verbindende Element zwischen Dienstleister und Mandant fehlte und mittels Papieraustausch bewältigt werden musste. Fromelius-Brendler: „Dieser Prozess war, gerade unter der Voraussetzung, dass ich von Singapur aus mit meinem Team zusammenarbeite, umständlich, zeitaufwendig und ineffizient. Deshalb haben wir uns entschieden, den gesamten Ablauf in die Cloud zu verlagern – zu digitalisieren. Die edcloud Lösung als Kommunikations- und Auswertungsplattform kam genau zur richtigen Zeit.“ Dabei war es natürlich wichtig, dass alle Daten in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden. Aber auch die Struktur von edcloud und deren einfache Handhabung waren überzeugende Argumente, denn schließlich wird das Portal auch von Mandaten genutzt, die keine so große Affinität zur Computerarbeit haben.

ZweiQ betreut in erster Linie kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland. Um diese Mandanten für eine weitreichende Zusammenarbeit über edcloud zu gewinnen, setzten Fromelius-Brendler und ihr Team ein entsprechendes Change Projekt auf. Grundidee war dabei, die Mandanten schon früh in die Veränderung einzubinden und ihnen die Vorteile der neuen Arbeitsweise zu zeigen. „In zahlreichen Online-Demos haben wir unseren Kunden gezeigt, wie einfach die Kommunikation und der Austausch von Dokumenten über edcloud ist. Wir haben die Mehrwerte – also weniger Papier, weniger Fehler, weniger Wartezeiten innerhalb des Prozesses – erklärt“, so Claudia Fromelius-Brendler, Geschäftsführerin von zweiQ. „Über edcloud stellen wir alle Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell und unkompliziert direkt den Mandanten zur Verfügung – nachvollziehbar und DSGVO-konform. Daraus ergibt sich für uns eine wertvolle Zeit- und Kostenersparnis.“