Digitalisierungs-Beratung

Leistungen

Digitales Dokumentenmanagement

Was ist digitales Dokumentenmanagent im Personalbereich? Beim digitalen Dokumentenmanagement werden alle relevanten Personaldaten / Dokumente gut strukturiert abgelegt, und zwar digital, nicht per Papier (wie der Name schon sagt). Wir verwalten für Sie die elektronische Personalakte. Darin sind alle wichtigen Unterlagen enthalten, z.B.:

Bewerbungen
Zeugnisse
Polizeiliches Führungszeugnis
Einverständniserklärung zum Datenschutz
Personalfragebogen
Stellenbeschreibungen
Arbeitsverträge
Geburtsurkunden der Kinder
Betriebliche Altersvorsorge

Gehaltsabrechnungen
Lohnsteuerbescheinigungen
Sozialversicherungsmeldungen
Protokolle der Mitarbeitergespräche
Zielvereinbarungen / Boni
Abmahnungen (inklusive Terminmanagement!)
Kündigungen

Ihre Vorteile:

Sie haben per Click schnellen Zugriff auf alle Daten. Sie haben keine unübersichtlichen Büroschränke mehr, gefüllt mit Aktenordnern, sondern Sie finden die Unterlagen per Suchbegriff ganz leicht online.
Ihre Daten sind zentral gesichert, können aber von verschiedenen Standorten aus gefunden werden.
Wir unterstützen Sie dabei, die richtige Struktur anzulegen und begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung in die digitale Welt.
Sie sparen Papier und schonen dadurch die Umwelt.

Die Nachteile:

Wenn Sie die Daten ohne Sorgfalt ablegen, finden Sie sie auch digital nicht wieder. Da besteht leider kein Unterschied zu Papier …
Digitale Nutzung sorgt für einen erhöhten Stromverbrauch. Unser Partner Eurodata hat deshalb beim Neubau dafür gesorgt, dass die Abwärme der Systeme gleichzeitig zur Heizung der Gebäude genutzt wird.

Kontakt FAQ

Wie funktioniert Digitale Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassung klingt sperrig und anstrengend. Ist sie aber nicht – im Gegenteil, sie spart viel Zeit & Geld und bietet gleichzeitig Kontrolle & Überblick!

Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeit über eine App in ihrem eigenen Mobiltelefon. Es gibt Standard-Apps, die wenig kosten. Eine Individualisierung ist jedoch auch möglich. Wir arbeiten in der Regel mit dem System von edtime / edlohn zusammen, können jedoch auch andere Apps / Zeiterfassungssysteme integrieren, wenn Sie diese bereits nutzen.

Sie stellen zuvor ein, wo die Zeit überhaupt erfasst werden kann, z.B. erst, wenn der Mitarbeitende auf dem Betriebsgelände angekommen ist, im Home Office oder an anderen Orten Ihrer Wahl.

Abwesenheiten wie z.B. Krankheiten und Urlaub werden ebenfalls vom Mitarbeitenden über die App eingetragen. Sie werden umgehend informiert. Die Urlaubsfreigabe erfolgt im zweiten Schritt ebenfalls elektronisch.

So erhalten Sie minutengenauen Überblick, wer wann wo ist … ohne Übertragungsarbeiten und Wartezeiten.

Die Lohnabrechnung erfolgt nicht mehr per Stundenzettel, sondern ist immer taggenau im System vorhanden und wird per Schnittstelle an uns übermittelt. Der Lohn kann zügig und unkompliziert ausgezahlt werden.

Was müssen Sie mitbringen?

Sie müssen ein wenig Zeit investieren, damit die Grundeinstellungen alle richtig gesetzt werden.
Die Mitarbeitenden dürfen nicht vergessen, sich einzuloggen (doch das ist Übungssache und war mit der Stempeluhr nicht anders).

Video

Lernen Sie im Video von edtime die Vorteile der digitalen Zeiterfassung kennen!

Erfahren Sie mehr

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Machen Sie Schluss mit Papierchaos – wir digitalisieren Ihre Personalprozesse Schritt für Schritt.
Ob digitale Personalakte oder Zeiterfassung per App: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Abläufe zu modernisieren – praxisnah, unkompliziert und datenschutzkonform.
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